Az Outlook segítségével megbeszélésekre hívhatjuk össze a cég dolgozóit e-mailben úgy, hogy a naptárukba bekerül a meghirdetett találkozó. Az összehíváshoz kattintsunk a Kezdőlap lap Új értekezlet gombjára.

Az értekezletre hívó panelen adjuk meg a résztvevők nevét a Címzett mezőben, állítsuk be az értekezlet témáját, a helyszínét, időpontját.

Ha az új értekezlet összehívásakor szeretnénk előre tudni, hogy az adott időpontban a résztvevők közül mindenki szabad-e, illetve az értekezletre lesz-e szabad hely, akkor az új értekezlet panelen figyeljük a jobb oldalon megjelenő Helyiségkereső ablakot! Ahogy megadjuk a résztvevőket aCímzett rovatban, és megadjuk az időpontot, a Javasolt+ idők listában láthatjuk az ütközéseket.

Megfelelő helyiség kereséséhez kattintsunk a Helyiségek gombra, majd vegyük fel a szóba jöhető helyiségeket! Ekkor a Szabad helyiség kiválasztása listában a felvett helyiségek közül azok jelennek meg, amelyek a megadott időpontban szabadok. Innen választhatjuk ki a megfelelőt.

A helyiségek felvétele után a Javasolt idők listában az egyes időpontoknál a szabad helyiségek száma is megjelenik.

Ha mindent beállítottunk a meghívókat a Küldés gombbal küldhetjük el.

A résztvevők e-mailben kapnak értesítést. Az e-mail fejlécében lévő gombok segítségével jelezhetünk vissza, hogy elfogadjuk a meghívást vagy sem, esetleg új időpontot javasolunk.

A naptárban az értekezletet kijelölve a Naptáreszközök Értekezlet lapjának gombjaival is reagálhatunk a meghívásra.

Az általunk összehívott értekezlet adatainak megtekintéséhez a naptárban jelöljük ki az értekezletet és használjuk az Értekezlet lap Résztvevők csoportjának gombjait. Itt újabb résztvevőket tudunk meghívni az értekezletre, illetve kör e-mailt küldhetünk a résztvevőknek.

A Nyomon követés gombbal áttekinthetjük, ki mit reagált a meghívásra.