Az Outlook program fő funkciója a levelezés, levelek kezelése. Ebben a fejezetben részletesen megnézzük a levelek kezelésével és a beállításokkal kapcsolatos funkciókat.

Ahhoz, hogy az Outlook programot megfelelően tudjuk használni, elengedhetetlen a postafiók helyes beállítása, kezelése. Az egyszerű levelezésen kívül megismerkedünk a speciálisabb funkciókkal is, mint például a meghatalmazás beállítása, az automatikus válasz beállítása.

A már beérkezett üzeneteket is hatékonyan kezelhetjük az Outlookkal. Mappákba rendezhetjük őket, gyorsan kereshetünk az üzenetek között, szűrhetjük a levéllistát. Üzenetszabályokat állíthatunk be, melyekkel a meglévő és újonnan beérkező leveleket rendezhetjük el automatikusan.

Az Outlook program névjegyalbumával könnyen kezelhetjük kontaktjainkat. Rendelkezésünkre áll egyszerű címjegyzék, illetve Exchange szerver esetén a globális címlista is. Könnyedén exportálhatjuk, illetve importálhatjuk az egyes partnerek adatait.

A naptár az Outlook program egyik leghasznosabb funkciója vállalati környezetben. Segítségével nem csupán a saját megbeszéléseinket, tennivalóinkat vezethetjük, hanem megoszthatjuk a naptárakat a kollégákkal, így könnyen áttekinthetjük a dolgozók aktuális tevékenységeit, értekezleteket hívhatunk össze, emlékeztetőket állíthatunk be.

Az Outlook Feladatok funkciójával nyilvántarthatjuk megválaszolandó leveleinket és egyéb intéznivalóinkat, feladatokat oszthatunk ki a kollégáknak, nyomon követhetjük a feladatok készenléti állapotát, stb. Aktuális feladatainkat az Outlook ablak jobb oldalán, a teendősávon láthatjuk a naptár alatt.

A Feljegyzések segítségével emlékeztetőket "ragaszthatunk" ki magunknak a képernyő bármely részére. A feljegyzés hasonló funkciót tölt be, mint a Windows operációs rendszer Sticky Notes alkalmazása.